Te veel informatie, hoe ga je daarmee om?

Van de week was in het nieuws dat 28 procent van alle werknemers (ruim 2,1 miljoen mensen in Nederland) op een werkdag zoveel informatie krijgt dat zij moeite hebben om dit snel genoeg te verwerken. Dit blijk uit de nieuwste cijfers van de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA) 2018 van het CBS en TNO. In 2014 was dat nog 25 procent. Het CBS meldt bovendien dat werknemers die een overvloed aan informatie ervaren, ontevredener over hun arbeidsomstandigheden zijn en een sterkere wens hebben om te vertrekken bij hun huidige werkgever. Het is dus echt wel een issue voor mensen en als jij een beetje op mij lijkt, vast ook voor jou.

Mails die binnenkomen, telefoontjes via de vaste lijn en mobiel.  Tussendoor whats-app berichten (privé en werk). En als je net als ik in een kantoortuin werkt, is de kans nog groter dat je vaak onderbroken wordt in je werk en afgeleid raakt.   Het schijnt dat je gemiddeld 20 minuten nodig hebt om weer goed te kunnen focussen op waar je mee bezig bent.

Buiten m’n werk vind ik het trouwens ook niet simpel om de informatiestroom bij te houden. Maar daarover heb ik het vast nog een andere keer.

Bij de conclusies van het CBS staat niet wat de oplossingen zouden kunnen zijn. Dat is dus aan de (arbeids)psychologen, coaches en therapeuten. De tips die ik veel tegenkom zijn:

  • bekijk hooguit 2 x per dag je e-mail en handel alles dan meteen af;
  • plan vergaderingen ’s middags in plaats van ’s ochtends, omdat (de meeste) mensen ’s ochtends productiever zijn;
  • doe een koptelefoon op als je aan het werk bent, dan hebben mensen minder de neiging je te storen.

Ik denk dat dit goede tips zijn en pas ze zeker toe als ze passen bij jou en je werkomstandigheden! Zelf lukt het mij niet om ze toe te passen en misschien wil ik het ook helemaal niet. Want:

– ik ben te nieuwsgierig om m’n mail maar een paar x per dag te openen en het maakt me ook onrustig, want er kan iets tussen zitten wat vanuit mijn verantwoordelijkheid belangrijk is om direct op te pakken.

– Alleen maar ’s middags vergaderen is vanwege de volle agenda’s van collega’s en werkrelaties bijna niet te doen. Bovendien ben ik iemand die juist ’s middags in de flow komt. Voor mij zijn de middagen daarom ook heerlijk om lekker aan m’n bureau te werken.

– en dat doe ik liever niet met een koptelefoon op, want dan voel ik me te afgesloten. 

Kortom, ik ben vrij eigenwijs als het gaat om praktische tips opvolgen. Als jij je daar in herkent, lees dan verder over wat mijn oplossingen zijn om me niet gek te laten maken door de veelheid aan informatie die op ons afkomt.

Mijn ervaring

Om te beginnen wil ik je iets over een eigen ervaring vertellen.

In de tijd dat ik aan het herstellen was van een burn-out werd me in een sessie met een coach duidelijk hoe ik altijd bezig was met het reageren op wat er op me af kwam. Ik was geneigd om à la minuut te reageren op elke vraag of behoefte van iemand uit m’n omgeving. Op m’n werk waren  vooral de binnenkomende e-mails een trigger. Naar mijn idee moest ik op elke mail die ik kreeg direct reageren, want als ik dat niet deed kreeg ik een beeld van mensen die vol ongeduld op de tafel aan het tikken waren tot ze eens antwoord van mij zouden krijgen.

De coach gaf me daarvoor een praktische oefening mee. Ze gaf me het advies om bij elke e-mail die ik kreeg “lk hoef helemaal niks” te zeggen of te denken. 

M’n patroon veranderde

Voor de coachsessie dacht ik nog dat het normaal was om zo snel mogelijk te reageren op alle vragen die op me af kwamen. Maar toen snapte ik dat het een patroon in mij was die helemaal niet nodig is. Mensen hebben wel wat anders te doen dan ongeduldig op mijn reactie wachten.  Later realiseerde ik me dat ik dezelfde reactiesnelheid van anderen verwachtte! Je kunt wel nagaan hoeveel onrust dat bezorgde.   Ik ging m’n mail extra checken om te zien of ik al reactie had. Dus was ik voortdurend afgeleid, ofwel omdat ik zelf ergens op moest reageren, ofwel omdat ik reactie verwachtte. 

Het patroon was hardnekkig, en die oefening was daarom echt goed. Elke keer dat er een e-mail bericht binnenkwam herhaalde ik braaf die zin: ‘ik hoef nu helemaal niks’. En op een gegeven moment was die zin niet meer nodig. Ik had m’n patroon veranderd!

Werk je reactief, of vanuit jezelf?

In het programma Nieuwsweekend op radio 1 van de NPS hoorde ik een interview met Carien Karsten naar aanleiding van het CBS-onderzoek. Zij is psychotherapeut en coach en ze schreef verschillende boeken, onder andere over stress en burn-out. Zij gaf ook een aantal van bovenstaande tips, maar zij zei ook iets waar het volgens mij werkelijk om draait: “Als je steeds onder druk staat, voel je niet meer dat je het doet vanuit jezelf”

Dat is precies wat ik herken vanuit m’n eigen ervaring. Ik had het gevoel dat ik geleefd werd door alle informatie die er binnenkwam en waar ik iets mee moest. Uiteindelijk heb ik geleerd dat ik geen voldoening haal uit alleen maar reageren op anderen. Mijn voldoening in m’n werk haal ik vooral uit dingen creëren en iets tot stand kunnen brengen.

Mijn tips

Daarom een aantal extra tips van mij om om te gaan met informatieovervloed:

  • Ga eens na waarom je druk bent met het reageren op anderen. Ben je bang dat je je werk niet goed genoeg doet in de ogen van anderen? Bedenk dan dat je met heel de tijd reageren op anderen niet toekomt aan wat jij echt wilt realiseren.
    Focus op wat je werkelijk tot stand wilt brengen en wat jij echt belangrijk vind.
  • Vraag je bij elke e-mail, whats-app, sms af of jouw reactie á la minute nodig is. Kan je later reageren? Moet je überhaupt reageren? Je zult merken dat heel veel dingen zich al oplossen zonder jouw inmenging.
    Markeer de belangrijke mails/berichten als ongelezen of met een ‘to do’ teken (in outlook is dat een vlaggetje) en reserveer tijd om die berichten langs te lopen en op te pakken.
    Als er dingen tussen zitten die je wel belangrijk vind, maar waar je door andere prioriteiten geen tijd voor hebt, laat mensen dat dan weten. Dat geeft rust, omdat mensen weten wat ze aan je hebben.
  • Als je echt even zonder onderbreking wilt werken, bekijk dan de mogelijkheden om af en toe thuis te werken of een andere plek waar jij de rust en focus hebt. Laat eventueel nog aan je collega’s weten dat je dan een deel van de dag ook telefonisch niet bereikbaar bent.

Deze tips kan je ook toepassen op collega’s die tussentijds een beroep op je doen (of hun ei kwijt willen) en telefoontjes die binnen komen. Jij alleen weet wat voor jou prioriteit heeft, en jij bent dus degene die bepaalt waar je op dat moment wel of (nog) niet aandacht aan geeft.

 

Hoe ga jij om met de veelheid aan informatie?

Herken jij de dilemma’s bij alle informatie die je krijgt via mail, telefoon, social media en van collega’s? Hoe ga jij daar mee om? Leuk als je dat wilt delen hieronder. Zo kunnen we elkaar inspireren. En bel of mail me gerust, dan plannen we geheel gratis een sessie in via Skype. Ik help je graag om te ontdekken hoe jij beter kunt omgaan met de overload aan informatie.

Het verschil dat hét verschil gaat maken

Goede voornemens? Kies er één! 2019 is begonnen. Het begin van een nieuw jaar geeft het gevoel van nieuwe mogelijkheden en kansen. Niet voor niks maken mensen graag goede voornemens aan het begin van een nieuw jaar. Tot nu toe maakte ik nooit specifieke voornemens per...

Veranderen is een heldendaad!

Laatst las ik over de heldenreis in een boek over coaching. Het bijzondere is dat ik vervolgens overal stuitte op ‘De heldenreis’. Op Social Media en in een tijdschrift dat ik gratis kreeg. Als dit soort synchroniciteit op mijn pad komt, blijft het me bezig houden. Ik...

Met je vuist op tafel

Met je vuist op tafel   Harmonie Mensen die gevoelig zijn voor burn-out houden vaak van het harmoniemodel. Althans dat kom ik vaak tegen. Er is een neiging om je niet te hard uit te spreken om conflicten te voorkomen; Voor je burn-out liep je wellicht al...

Nog even dit afmaken…? Of de boel de boel laten?

Een van de moeilijkste lessen én tegelijkertijd de belangrijkste les die ik met vallen en opstaan heb geleerd door m’n burn-out is om beter te luisteren naar m’n lichaam. Vooral m’n gevoel in m’n hoofd. Soms voel ik weer even dat gevoel in m’n hoofd dat ik ook had...

Lucht in je leven

Naar de sauna, een massage, yoga. Het is allemaal heel goed om te doen als je wilt (leren) ontspannen. Ik kan het je zeker aanraden! Maar uiteindelijk zitten we elk moment van de dag met onszelf opgescheept. Hoe zou het zijn als je dan ook elk moment kunt kiezen voor...

Stress op de yogamat

Yoga is een mooie manier om tot rust te komen en te ontspannen. Door yoga leer je ook te zijn met wat er is in het moment.Juist op de yogamat kan je je daardoor hyper bewust worden van hoe je jezelf afleidt. Dat had ik deze week.  Uiterlijk rustig, maar innerlijk...

Dankbaarheid is een krachtige emotie

Vorig weekend heb ik wat plantjes bijgekocht voor een plantenpot waarin nog niks stond. Ik kan zo genieten van mijn kleine stadstuintje! Dan voel ik me echt tevreden en dankbaar voor het leven dat ik kan leven. Dankbaar voor de plek waar ik woon. M’n lieve katten...

Ik had een aanpassings-stoornis

Vlak nadat mijn vriend plotseling bij me weg was gegaan had ik me ziek gemeld. De eerste week ging ik nog gewoon door. Het was de week voor de zomervakantie. Ik dacht dat die drie weken vakantie wel genoeg zouden zijn om er weer bovenop te komen. Maar ook na die...

Angst is het signaal dat het belangrijk voor je is

Afgelopen weekend was ik naar een inspirerende bijeenkomst waarbij 3 prachtige vrouwen geïnterviewd werden. Het thema was Powervrouwen en mensenhandel. Met gevaar voor eigen leven Eén van de powervrouwen was Soesma Radja. Zij vertelde hoe zij tijdens een yoga retreat...

Marieke heeft een nieuwe manier gevonden om dingen te doen

Voor haar burn-out had Marieke haar leven heel goed onder controle en kon ze ook heel veel aan. Ze leidde een druk en veelzijdig leven en hield minstens tien ballen tegelijk in de lucht.

Ruimte in je huis, ruimte in je leven

“Als je de hele tijd onrustig bent, maar niet weet waarom, probeer dan eens je spullen op te ruimen” – Marie Kondo   Sinds ik het boek “Opgeruimd” van Marie Kondo heb gelezen zie ik het niet meer als een noodzakelijk kwaad, maar een leuke noodzakelijkheid om goed...

Reageer je op wat er op je af komt of bepaal jij?

Te veel informatie, hoe ga je daarmee om? Van de week was in het nieuws dat 28 procent van alle werknemers (ruim 2,1 miljoen mensen in Nederland) op een werkdag zoveel informatie krijgt dat zij moeite hebben om dit snel genoeg te verwerken. Dit blijk uit de nieuwste...

Voel jij je vrij in je vakantie?

Het woord vakantie is afgeleid van het Latijnse vacantia, dat staat voor vrij zijn van verplichtingen: vrije tijd. Ben jij helemaal vrij van verplichtingen in je vrije tijd? Of kom je zodra je vakantie begint in de stress door alles wat er moet gebeuren om op reis te...

Rust in de chaos

Soms slaat de chaos bij mij toe Laatst was ik een afspraak vergeten. Het stond gewoon in m’n agenda, maar mijn hoofd zat te vol. Ik had die vergadering helemaal niet meer op m’n netvlies. Dus werd ik gebeld met de vraag waar ik was. Nou, ik zat dus gewoon achter m’n...

Stop met je te verantwoorden

Stop met je steeds te verantwoorden. Het werkt namelijk averechts. Voor jezelf en voor degene aan wie je je probeert te verantwoorden. Je hoeft niet altijd aan anderen uit te leggen waarom je doet wat je doet, of waarom je iets niet doet. Toen ik me dat ging...

Wat staat er op jouw verlanglijstje?

Sta regelmatig stil bij je verlangens. Is het nog goed zo of verwaarloos je jezelf op bepaalde vlakken?

Het is een uitdagende tijd. Hoe ga je daar mee om?

De ontwikkelingen rondom het Coronavirus hebben nu zo veel impact op ons leven dat ik graag met je wil delen hoe je hiermee om kunt gaan, zodat je uit deze ervaring iets positiefs kunt halen. Vorige week deelde ik er al een bericht over op social media. Ik moet...

Back to basics

Het geeft heel veel rust en ontspanning als in de basis alles op orde is. Bijvoorbeeld, dat de rekeningen op tijd worden betaald, dat je overzicht hebt over je afspraken, dat je de dingen die je nodig hebt op de goede plek liggen en makkelijk kunt vinden.

Mag jij ziek zijn van jezelf?

Vorige week had ik de griep. Niet leuk. Het gaf me wel te denken Het hielp me om meer bij mezelf te komen. Zo'n griep is geen toeval. Eigenlijk wist ik best dat ik meer rust moest nemen. Ik was al in m'n agenda gaan kijken wanneer ik vakantie kon plannen en ik zorgde...

Sleutels, stress en hartkloppingen

Een groot deel van mijn leven was het heel normaal dat ik m’n sleutels niet kon vinden. Zo goed als elke ochtend was het vaste prik. Klaar om te vertrekken, maar verrek, waar zijn m’n sleutels? Paniek….. “Nu kom ik te laat!” “Wat ben ik toch een stommeling!”, “Waarom...